インターンシップでは、企業や団体の業務に携わるため、ビジネスマナーを身につける必要があります。
近年はオンラインでのインターンシップが増加しています。今回はオンラインインターンシップで学生が気をつけるべきビジネスマナーについてご紹介します。
1. 時間を守る
始業前5~10分には、仕事を始められる準備をしましょう。時間を守ることで、仕事が円滑に進むだけでなく、仕事をしている相手への尊重の意思表示にもなります。
2. ビデオはオンにする
オンラインミーティングの場合は、必ずビデオはオンにしましょう。常に自分の表情を他の人が見える状態にすることで、自分の積極的な姿勢を周りに伝えることができます。たとえ大人数のオンライン会議であったとしても、あくびをしたり、頬杖をつくような非積極的な態度は、目立ってしまうため注意しましょう。
3. ミュートのオン/オフを意識する
オンラインミーティングの状況に合わせて、ミュートのオン/オフを意識しましょう。大勢がいる全体の場で、話し手がプレゼンテーションを行っている時は、雑音が入らないようにミュートはオンにしましょう。少人数でディスカッションをする時は、意見を言わない時もディスカッションに参加している姿勢を示すために、必ずミュートをオフにしましょう。
4. メモをとる
一度聞いてすべて覚えることは難しいので、メモを取りましょう。一度聞いたことを一度で身につけることは、社会人としてのマナーの一つです。伝えたにもかかわらず、「聞いていなかった」、「忘れてしまった」となると、周りからの信頼を失う可能性もあるので、注意しましょう。
スクリーンショットをしていい場合は、オンラインであれば、画面をスクリーンショットをしておいて、後から振り返ることもできます。
| 機種 | スクリーンショットのショートカットキー |
|---|---|
| Windows 10 | 〔Print Screen〕キー |
| Macの場合 | 〔shift〕＋〔command〕＋〔3〕の 3 つを同時に長押し |
5. プレゼンテーション話者にリアクションを伝える
オンラインミーティングでプレゼンテーションを聞く場合は、うなずいたり、Zoomの場合はスタンプ機能を使って、プレゼンテーション話者に自分のリアクションを伝えましょう。リアクションをとることで、聞き手に積極的な姿勢を示すことができます。
6. 正しい言葉遣いをする
話す相手によって、尊敬語、謙譲語、丁寧語に区分して話すことを心がけましょう。言葉遣いによって、印象が大きく変わるので、特に間違いやすい敬語には注意をしましょう。
| 誤 | 正 |
|---|---|
| 了解しました | 承知しました |
| すみません | 申し訳ございません |
| どうしますか | いかがいたしますか |
| なるほど | おっしゃる通りだと思います |
| 大変参考になりました | 大変勉強させていただきました |
7. ホウレンソウを行う
さまざま業務を経験することになりますが、どんな業務でもホウレンソウ（報告・連絡・相談）を行いましょう。ホウレンソウを徹底することで、信頼関係を構築することができます。
8. 結論から報告をする
報告を行う場合は、聞き手が分かりやすいように、まず結論を話して、そのあとに理由や自分の考えを伝えましょう。結論重視で説得力がある文章構成の型をPREP(プレップ)法と呼びます。PREP法を意識して、結論から話してみましょう。プレゼンテーションを行う際にも、PREP法を活用することができます。
| PREP法の流れ | 詳細 |
|---|---|
| P(Point) | まず最初に結論を述べます |
| R(Reason) | その結論にいたった理由を述べます |
| E(Example) | その理由を裏付けるような事例を述べます |
| P(Point) | 結論を繰り返して、全体をまとめます |
9. まずは自分で考えて、質問や相談をする
分からないことはまず自分でその答えを探し、相談は自分の考えを整理した上で、相談をしましょう。質問や相談をすることは、相談される人の貴重な時間をもらうということです。自分で何も考えないまま質問や相談をすると、相談される人の時間をより多くとってしまうだけでなく、「何も考えずに質問や相談をしている」というよくない印象につながり、その人との信頼関係にも影響してしまうので気をつけましょう。
10. 連絡の有無は頻繁に確認する
メールや社内の連絡ツールは、頻繁に確認し、なるべく早く返信をしましょう。連絡が来ているにもかかわらず、対応ができていないと、その業務の進捗が遅れてしまうことになります。
特にチームでの連携が必要なインターンシップでは、必ず連絡の有無を頻繁に確認しましょう。通知をオンにしたり、迷惑メールも定期的に確認すると見過ごすことは防げます。
最後に
ビジネスマナーを身につけることは、社会人として当たり前として求められます。当たり前のことを当たり前のようにできる人が、社内や社外から信頼を得ることができるので、ビジネスマナーを意識して、インターンシップに参加しましょう。
